The Estee Lauder Companies CDD - Payroll Coordinator - EMEA- (H/F) - début MAI in Paris, France

CDD - Payroll Coordinator - EMEA- (H/F) - début MAI

Brand: Estée Lauder Companies Corporate Departments

Description

  1. Contexte du poste

La région Europe, EMEA en réalité, compte 36 pays d’Europe de l’Ouest et de l’Est, de la CEI, du Moyen-Orient, d’Afrique du Nord, plus l’Inde. Le Siège d’ELCE regroupe environ 300 personnes de plus de 20 nationalités différentes sur 2 sites à Paris, dans le 8è arrondissement. Ces personnes exercent des responsabilités régionales à l’égard des filiales implantées dans les différents pays, en étroite coordination avec le Siège Groupe d’ELC, situé à New York. L’anglais et le français sont les 2 langues de travail utilisées quotidiennement par les collaborateurs d’ELCE

  1. Activités et responsabilités

  2. Assurer le traitement mensuel des données de paie, en lien avec ADP, prestataire de la production de paie

Traitement des données pré-paie

  • Collecter des informations liées à la vie du salarié dans l’entreprise (via les réunions paie)

  • Emettre des demandes de traitements spécifiques et ponctuels au prestataire paie

  • Transmettre des fichiers à intégrer en paie (Abondement PEE, augmentations annuelles, bonus)

  • Saisir des données variables et/ou de rappel dans le système paie

  • Suivre la mise en œuvre des changements de situation contractuelle par les managers via le SIHR Connect

  • Assister les managers dans l’utilisation de l’outil de gestion des absences

  • Assurer l’interface avec le centre de service partagé SIRH (Budapest)

Traitement de la paie

  • Mettre à jour et valider des éléments variables mensuels (rémunération, absences, titres restaurant, titres transport, mutuelle, code imputation, mail professionnel)

  • Intégrer et contrôler les données transmises via HR Connect

  • Contrôler la paie (bulletins, requêtes de contrôle)

  • Contrôler et valider le traitement des soldes de tout compte (Bulletin de paie, Attestation Pôle Emploi, Reçu de solde de tout compte)

  • Préparer les éléments permettant la validation de la paie par les Vice-Présidents des Ressources Humaines et de la Finance

  • Initier les paiements

Traitements post-paie

  • Transmettre à la Finance les fichiers comptable et requêtes paie

  • Transmettre à la Finance à New York les données paie de certains salariés étrangers

  • Suivre la réception et la validation des attestations de salaire (maladie, maternité, …) par les CPAM via le système du prestataire paie

  • Commander les titres restaurant

  • Valider les cotisations URSSAF et retraite et procéder au paiement

  • Gestion du prestataire : donner les instructions nécessaires à ADP et assurer l’interface en continu

Effectuer les traitements périodiques hors paie

  • Participation : calculer la quote-part pour chaque salarié

  • Fiches fiscales

  • N4DS : transmettre les données nécessaires au prestataire paie

  • DARES : répondre aux enquêtes trimestrielles et annuelles

  • Valider et procéder au paiement des cotisations trimestrielles : mutuelle, prévoyance, cotisations pour les expatriés

  • Préparer, valider et procéder à la déclaration et au paiement des déclarations annuelles – AGEFITH, 1% logement, Europ Assistance, CMIE

Assurer le suivi de l’interface SIRH-Paie

  • Analyser les rapports d’erreur émis par HR Connect et ADP

  • Aider à la résolution des dysfonctionnements techniques de l’interface en lien entre les services HR Connect et du prestataire paie

  • Mettre à jour de l’arbre hiérarchique dans le système de gestion des absences

  • Réaliser et initier la création de requête dans Décidium Web

2.4. Gérer un périmètre d’activités d’administration du personnel, en coordination avec l’équipe AP :

  • Etablir les déclarations uniques d’embauche

  • Affilier et radier les salariés à la mutuelle

  • Déclarer les départs des salariés auprès de BNP PARIBAS

  • Affilier et radier les salariés de la médecine du travail

  • Préparer pour la DRH du Siège des informations et documents périodiques :

  • calcul d’indemnités de départ

  • calcul des effectifs

  • tableaux de bord à la demande

  • documents de présentation pour le Comité d’entreprise

  • Réaliser les entretiens de départ en congés maternité, congé parental

  • Rédiger des contrats de travail et avenants au contrat de travail

  • Réaliser des entretiens de sortie des salariés en CDD (remise des documents (STC, Maintien des garanties, réception des matériels de l’entreprise, …)

  • Informer, conseiller et renseigner les salariés et managers (législation sociale, congés payés)

  • Assurer une veille juridique

  • Assurer les relations avec les tiers (URSSAF, Organismes de retraite, prévoyance, mutuelle, 1% logement, médecine du travail, BNP PARIBAS, Mercer, Sodexo)

Qualifications

  • Expérience : minimum 5 ans d’expérience de gestion de paie complète, de préférence en milieu international

  • Compétences techniques :

  • Maitrise de l’outil bureautique Excel

  • Maîtrise de la plate-forme de paie Decidium Web et de la création de requêtes sous système ADP

  • Pratique d’un SIRH (SAP et/ou Oracle)

  • Connaissance des fondamentaux du droit social français

  • Compétences non techniques :

  • Rigueur et auto-contrôle

  • Organisation et planification

  • Respect des délais

  • Réactivité et flexibilité

  • Confidentialité

  • Esprit d’équipe

  • Capacité à susciter la confiance de ses interlocuteurs et à faire appliquer les règles en maintenant une bonne relation

Job: Human Resources

Primary Location: Europe, Middle East, Africa-FR-J-Paris

Job Type: Standard

Schedule: Full-time

Travel: No

Job Number: 180406